如何让你的会议极富成效和乐趣

【-职场顾问】让我们暂时进入梦幻世界。如果你今天下班回家告诉你的爱人，几个月来在你的办公室里发生的最美好的事情是开了一整天的团队会议，那会怎么样?这让你一天比平时一个月完成的事情还要多—而且最重要的是，这真的很有趣。

将这一设想--听起来可能是妄想--和大多数团队会议进行对比。作为像学者和顾问那样对此进行过细致研究的人，我多年来一直在说，如果将所有会议都取消，大多数公司处境会更好些。原因在于，四分之三的部门会议一点作用都没有，你利用这个时间小睡一会更好些。

感谢三位朋友的参与，我们在CultureSync的会议就像我描述的梦幻那样。我的两位朋友丹尼尔·迈兹柯和思·奥赫尔来自Agile/Scrum世界。第三位是来自Zappos Insights公司的罗伯特·里奇曼，他对丹尼尔在Zappos所取得成就带给他的兴奋是那么纯粹和快乐，这让我想起当我三岁大的女儿得到冰激凌时的样子。

让我们在这篇博客文章中对后续的好处进行明确。你的会议将从在缺吃少穿的雪地里缓慢行进转变为极富成效的会议，人们喜欢和你开会，迫不及待地想再次开会。在罗伯特的建议下，我们的CultureSync团队邀请丹尼尔·迈兹柯根据Scrum原则，带领我们完成一次新兵训练。

其结果是：我们在两天内完成的事情比两个月的都多。通常痛恨开会的人们对他们效率如此高以及如此开心几乎难以用语言形容。最后，思的话在我的耳边响起：“部落领导力和Scrum彼此是绝配”。(丹尼尔和罗伯特说过同样的话，但我接受新知识很慢。)

那么，你怎么才能将你的会议变得像我们那样?你应该立即预定丹尼尔的书《文化游戏》(充分披露：我很看好这本书，书中多次引用了部落领导力，但我对此书浓墨重彩的金融方面的内容没有兴趣--除非公司按照丹尼尔建议的去做，那样的话，他们会变得非常具有生产力，股票会翻一番。)在你拿到这本书之前，以下是你可以立刻用来让你的会议更加有趣和富有成效的几个步骤。这里的介绍非常详细，所以请完全按照每一步骤去做。

首先，开始你的下次会议之前指定三个角色。一个是“主持人”。(在实际的Scrum中，这个角色应该是“Scrum教练”，但这样做需要超出这篇博客文章范围之外的训练)。第二个是“产品所有者”，此人定义“可交付使用”应符合的条件。Scrum几乎没有什么规则。但规则之一是主持人(Scrum教练)不能同时是产品的所有者。第三个角色是团队，每个人都是其中的一份子。

第二，和主持人一起开始你的下次会议，帮助部门建立工作协议。通过询问人们在其他人埋头关注其笔记本电脑或者用智能手机忙得手忙脚乱时作何反应来完成这一点。如果这里主要的冒犯者或许说他们觉得这很烦人，请不要惊讶。然后，作为一份临时工作协议，询问部门愿意承诺什么。大多数人会说“不拿手机”，“不带电脑”，“不接电话”等等。主持人应该将这些内容贴在所有人都能看到的墙上或白板上。请注意，他们会这么说--这要求就主持人而言不进行对抗。

此外，在这个过程中有些人可能会透露，他们出于某种原因而打破规则，而且这种例外在名单上在增长。在我们的会议中，我提到我会接两个人名字的电话。然后，我将我的手机放在会议桌的中间，以便让其他所有人都能证实我只接这两个人的电话--其中不包括我的赌注经纪人。

第三，设定一个时间表。对于时间延长的会议，比如要开一上午，确定明确的休息时间。我们每50分钟工作周期安排10分钟的休息时间。在休息时间内，人们可以发电子邮件，编辑文本，使用卫生间，续添咖啡，或者其他任何事情--包括去外面呼吸--些新鲜空气。工作时间块被称为“迭代”。知道过几分钟就是休息时间的心理学影响将迭代从可能毫无意义的会议转换成有目标明确一系列活动。人们知道即使一次漫步，漫无目的迭代将结束。你会发现每个人都将能够更加保持精力集中，避免来自其电子友人的干扰。

第四，以一个显眼的、每个人都能看到的倒计时时钟开始每次迭代--并且让它开始计时。随着它上面显示的时间开始减少，要求小组为整个迭代定义要“完成”哪些组成部分。即使小组花50分钟中的15分钟来解决这一问题，这也是非常值得的投资。在我们的一次会议上，我们将“完成”定义为决定我们公司所有优先考虑的事项，为它们指定一个小组和带头人，并且将所有这些内容提交项目委员会。几个月来我们一直在努力这样做，而且我们在一个50分钟的迭代中完成了这件事，其中包括定义“完成”的时间。团队成员或许会问产品所有者说明或范围方面的问题。

第五，去做将事情“完成”的工作。任何人都可以自由地提出意见或指出“15:33是散会的时间了”。一些小组将通过概述一系列要去完成的步骤开始，而其他人会立即投入。主持人可能会打断并提问小组是否知道如何将之完成，但这种打断应该被最小化。这一体制让所有人平等地参与会议，没有级别之分。当CEO走进来检查我们的进展时，我已经在会议中应用了Scrum的这个简单形式。在一个案例中，他在玩他的iPhone的同时开始评论会议。在我职业生涯的最佳时刻之一，一位下属指出，欢迎CEO加入，但只能作为一名团队成员(从技术上说，他的话语权被从CEO降级了)。而且她补充道，我们的规则要求不得使用各种小玩意儿，所以，老板必须在要么关掉手机要么离开会议之间作出选择。他答应做到，然后坐了下来，作为一名参与其中的团队成员。后来他说这次会议是他参加过的最具成效的会议。

第六，当时钟上的时间到了时结束迭代。作为选择，当主持人宣布结束时休息一会。如果在时钟归零之前你还有时间，问：“我们要结束吗?”

第七，在休息时间之后，用五分钟时间对上次会议中可行和不可行的方面进行“回顾”。在这个简短反思的基础上，主持人可能会问小组是否想修订基本规则，例如“不能交头接耳”。然后再次启动进程。从一次对规则和角色安排(这些可能不会改变)的检查开始，进而建立“完成事项”，做工作，结束进程，然后休息一会。

当我看到这种简单的Scrum形式在行政管理环境下可行时，我看到被“我很出色”(但你不是)的声调主导的会议转变为全面运转、高效能的部落。罗伯特、丹尼尔和思，你们是对的。抱歉花了这么长时间才弄明白。

我在这里列出的可能只是Scrum的1%。如果你想看看另外那99%，请浏览我的个人博客，上面有很多Scrum资源的链接，这归功于那些帮助发起这项运动的人。这个博客还强调了行政管理自彼得·德鲁克的思想以来可能最重要的进展是什么。

试想一下，20位受过Scrum和部落领导力全面培训的主持人部署在你的公司中会怎样。如果你决定做这件事情，请告诉我们，这样我就可以买入你公司的股票，卖出你的竞争对手的。（中国鞋网—最权威最专业的鞋类资讯中心）